Met de huidige beweging in CAO lonen, de snelle kostenstijging voor veel verschillende vaste kosten is het niet de vraag, of je het uurtarief verhoogt, maar met hoeveel. En dat die stijging meer dan een paar euro kan zijn, is in 2023 voor niemand verbazend, het kan niet anders.
Naast stijgende kosten kan er nog een andere reden voor een te laag tarief zijn: het aantal niet doorberekende uren. Neem een eenvoudige proef op de som: deel je omzet werkloon door je uurtarief, je zou willen dat het getal wat je vindt overeenkomt met het aantal uren dat je monteurs aanwezig zijn op de zaak, de praktijk is vaak anders.
Dit voorjaar deed ik bij een autobedrijf een onderzoek naar de werkplaatsuren registratie. Doel was meer inzicht in de werkplaatsuren aan de hand van een vaste norm afgestemd op de eigen situatie. Er werd gewerkt met het pakket Carsys, dit levert automatisch een efficiency rapport en een productiviteitsrapport. Welke conclusies je aan die rapporten kunt verbinden, hangt wel af, van hoe je het programma gebruikt. Als geen verschil gemaakt wordt tussen wachturen en klanten wegbrengen, verandert ook de waarde van efficiency en productiviteit en wordt het dus moeilijker om aan de juiste knoppen te draaien.
Om meer duidelijkheid te krijgen, over die “knoppen waar we aan willen draaien” hebben we eerst de begrippen en de definities onder elkaar gezet. Voor de uren gebruiken we de volgende som:
Per bedrijf kunnen hier verschillen in zijn, bijvoorbeeld taakverdeling, ervaring, grootte van de werkplaats, welke indirecte functies zijn er. Bovendien kom je voor de begrippen per pakket soms verschillende benamingen tegen (bijvoorbeeld bij verloningsgraad of bezettingsgraad). Het is dus belangrijk dat je voor jezelf de definitie hebt bepaald. Dan kan elk programma je de juiste inzichten verschaffen. Wij gebruikten:
- Beschikbare uren = ingekocht – afwezig
- Bezettingsgraad = op WO geklokt/ beschikbaar
- Efficiency = gefactureerd / op WO geklokt
- Productiviteit = bezettingsgraad x efficiency
- Indirecte uren: Onderhoud, andere afdeling, leiding, wachten, service, overig
- Afwezig = ATV/snipper, Cursus, ziek, overig
Op basis van bovenstaande definities hebben we eerst de klok goed ingericht en met name goede afspraken gemaakt over het klokken van afwezige uren en de indirecte werkzaamheden.Vervolgens hebben we normen bepaald waarop we kunnen sturen en van die normen hebben we:
- de huidige gemiddelde waarde bepaald
- vastgesteld of de waarde op de juiste manier tot stand komt (klokken, afspraken werksoorten, afwezigheid en indirecte werkzaamheden) Let op: als hierin iets wordt aangepast, bepaal het effect op de gerealiseerde waarde
- De frequentie bepaald waarin we rapporteren
En belangrijk: Voor uitzonderingen bedenken we geen regels maar oplossingen!
In dit voorbeeld hebben we de volgende doelen en voorwaarden benoemd (waarden heb ik weggelaten, verschilt dus per bedrijf):
- Alle aanwezige uren zijn verantwoord in Carsys (productiviteit is 100% bij leegloop = 0)
- Werkplaatschef controleert wekelijks op maandag de klokacties (eventueel corrigeren)
- Bezettingsgraad monteurs samen is groter dan XX%
Geklokt op WO >XX%
Geklokt op WO + geklokt op AL + leegloop
- Welk percentage van de gewerkte uren van laatste week is al gefactureerd? (minimaal doel benoemd)
- Efficiency groep doel (individuele resultaten mogen afwijken) YY%
Als gezegd: per pakket kunnen de benamingen wat verschillen en per bedrijf zullen ook de verhoudingen anders zijn, Het gaat er om, wat je zelf voor jouw team in jullie specifieke situatie als norm hanteert. Als je daar van dreigt af te wijken, moet je onderzoeken hoe dat kan en of en zo ja welke maatregelen je moet nemen.
Als ik je er bij kan helpen, laat maar weten!