Nu ik de titel opschrijf realiseer ik me, dat ik dan voor het gemak alle keren dat ik verhuisd ben over sla. Niet helemaal terecht natuurlijk, want elke verhuizing is haast per definitie een groot opruimproject. Ik bedoel hier echter een opruimproject binnen een bestaande ruimte, met het doel deze ruimte veel efficiënter te kunnen gebruiken.
Inventariseer: wat is de huidige situatie?
Als manager aftersales gaf ik leiding aan een aantal kleinere servicevestigingen. In de oudste van deze vestigingen, liepen we vaak tegen de beperkingen van het pand op: het was ooit een tankstation geweest met shop, een wasplaats en een kleine werkplaats waar vooral onderhoudsbeurten en kleine reparaties werden uitgevoerd. In de loop van de tijd was de functie van het gebouw helemaal veranderd: er werden nu ook veel auto’s verkocht, het tankstation was gesaneerd en gesloten, in de werkplaats was het veel drukker geworden, de verkochte auto’s werden klaargemaakt en werden ook complexere reparaties uitgevoerd. Alleen het gebouw was nog gelijk en eigenlijk paste het niet goed: de shop van het tankstation was nu kantoor met een shop/magazijntje, de wasplaats werd maar weinig gebruikt, een planbord in het magazijn was de receptie en wachtende klanten zaten in een afgescheiden hoekje in de werkplaats.
Maak een plan
Met het hele team zijn we toen om tafel gegaan en hebben alle wensen onder elkaar gezet. We hebben een plattegrond van het lege pand gemaakt en vervolgens hebben we een zo logisch mogelijke indeling op papier gemaakt. Hoewel ik het boek “Organiseren van binnen naar buiten” van Julie Morgenstern toen nog niet kende, waren we hier dus in de “strategiseer-fase”, het uitwerken van een strategisch plan.
De wasplaats werd receptie met wachtruimte, voor het magazijn maakten we een nieuw inrichtingsplan, de shop werd verkoopkantoor en de werkplaats werd nieuw ingericht, waardoor een extra werkplek gemaakt kon worden.
Aan de slag!
Toen we tevreden waren over ons plan hebben we één voor één de afdelingen leeg en schoongemaakt en daarna volgens het plan ingericht. We begonnen met de wasplaats, die het minst werd gebruikt. Toen die klaar was, konden we de receptie en de wachtruimte verhuizen en kregen we ruimte in de werkplaats om die aan te pakken. Ook weer helemaal leeggehaald (en tegelijk een hoop overbodige spullen weggegooid) alle wanden gesausd en toen opnieuw ingericht conform ons plan. Als laatste waren magazijn en verkoopkantoor aan de beurt. Het hele project had een maand geduurd, maar alle processen konden gewoon doorlopen, klanten werden geholpen en het werk werd uitgevoerd. Het beetje achterstand wat we opliepen, was zo weer ingehaald in het super efficiënte bedrijf wat we toen samen hadden gecreëerd.
Omdat het team samen de nieuwe inrichting bedacht had, werkte het ook nog eens heel inspirerend en kleine dingetjes die we over het hoofd hadden gezien, werden zonder morren binnen de kortste tijd opgelost.
Heb jij ook zo’n ruimte die niet meer past bij wat je er nu mee wilt?? Stuur me kort bericht voor vrijblijvende kennismaking. Ik neem dan snel contact met je op